Desorganização custa caro

Sua carreira está estagnada? Algumas práticas de organização e gestão de carreira podem ajudar a deslanchar sua prática profissional.

Você sabe fazer gestão? Consegue ao menos ser muito organizado em (quase) tudo o que faz? Seus resultados no consultório refletem isso? Fazer gestão é decidir sobre coisas estratégicas. Administrar (ou gerenciar) é cuidar das coisas do dia a dia. Organizar é fazer com que as coisas funcionem. A desorganização impede que a gestão seja feita de modo consistente.

Muita gente acha trabalhoso e chato ser organizado, mas, na verdade, ser desorganizado dá muito mais trabalho e sai muito mais caro. Ser desorganizado não pode ser uma opção. Para provar isso, quero mostrar algumas das principais consequências e custos de não praticar uma boa gestão e não administrar o consultório. A desorganização custa:

Retrabalho: ter que refazer qualquer coisa custa perda de materiais, de energia e, principalmente, de tempo (o seu e da sua equipe), o que, por sua vez, também custa dinheiro;

Perda de prazos: perder a data de vencimento de um boleto, por exemplo, gera o pagamento de multa e juros desnecessariamente. Da mesma forma, perder o prazo de uma compra em promoção pode fazer perder dinheiro. Perder prazos com clientes pode ser fatal ao negócio;

Processos trabalhistas: receber processo trabalhista por ser desorganizado já é trágico, mas não ter como se defender por não ter nada anotado corretamente e não encontrar os documentos, é lastimável. Sabe quanto custa se defender de um processo trabalhista? E sabe quanto custa perder a causa? Não queira descobrir;

Falta de histórico e de registros adequados: cadê o documento? Onde guardei? Quem pegou? Onde anotei? Sem números, não tem gestão. Sem informações, não tem como ter certeza de nada, nem mesmo do que já foi feito ou não em um paciente ou o que foi combinado com ele. Você passa vergonha, perde dinheiro, tem retrabalho e se coloca em vários outros riscos de modo absolutamente desnecessário e evitável;

Baixa lucratividade: isso mesmo. Sem organização não é possível conhecer o custo-hora nem a margem de lucro por procedimento. O resultado é precificar errado, com prejuízo e nem perceber, além de não fazer controle do fluxo de caixa e, novamente, perder dinheiro. Quando vê, o lucro foi corroído e você nem sabe o motivo, mas acha que “captar mais clientes” é a solução para o seu caso. Não é. Isso seria como abrir mais a torneira para ver se uma peneira enche mais de água;

Não crescimento: sem uma boa organização, você não cresce. Entra ano, sai ano e você continua na mesma – isso na melhor das hipóteses. Para crescer, é preciso um plano e ter disciplina para implantar as ações;

Clientes chateados: consequência grave de muitos dos itens anteriores. Mudanças frequentes de horário (profissional desmarcando), prótese que não chegou, material que acabou na hora de utilizar, equipamento quebrado por fata de manutenção preventiva etc. Em última instância, a desorganização gera muitos clientes chateados, que contam a experiência para outros e que passam a ter uma visão ruim a seu respeito. E, assim, o ciclo da má reputação vai se transformando em baixa demanda, baixa aceitação de orçamentos e, em última fase, falência. Isso sem contar em processos abertos por clientes, cujo dano pode ser devastador.

Grande parte dos dentistas sabe da importância de uma boa gestão e organização para alcançar bons resultados e manter o consultório crescendo. Apesar disso, infelizmente, poucos são os que, de fato, se empenham em conhecer e aplicar técnicas e ferramentas de gestão simples, o que poderia ajudá-los muito a serem bem-sucedidos e a evitarem os problemas listados acima.

Desorganização é um sintoma do que podemos chamar de “comportamento não profissional”. Ser profissional é ter domínio sobre tudo o que faz e saber os porquês de cada etapa, só que isso não se limita às habilidades clínicas, mas também à organização interna do consultório, atendimento ao cliente e relacionamento com o mercado (instituições de classe, de ensino, governamentais, colegas de classe, outros profissionais de saúde etc.). Ao manter-se em desorganização, transmite-se uma imagem “não profissional”, o que por si só já traz danos.

Por outro lado, com organização e boas práticas de gestão, podemos ter:

– Visão sistêmica do negócio;
– Processos internos que funcionam sem a presença e ordens centralizadoras do “dono”;
– Menor desgaste com a equipe;
– Menos estresse;
– Menor desperdício de tempo e dinheiro;
– Menor desperdício de recursos e insumos;
– Mais tempo livre, se assim desejar;
– Mais clientes;
– Melhores clientes;
– Custos sob controle;
– Maior lucro;
– Melhor imagem profissional;
– Tranquilidade para focar no atendimento ao paciente.

E tudo isso surge como consequência de uma prática diária, disciplinada e consistente de gestão, que pressupõe organização geral de coisas, dados, recursos e tempo. Por isso, quero incentivar os dentistas a aprenderem a se organizar melhor, a pensar e agir empresarialmente de modo prático, e a colocar a clínica no rumo do crescimento. E isso pode ser muito mais fácil do que se imagina.

Há 20 anos, eu e mais um ou dois profissionais de Odontologia oferecíamos cursos sérios e práticos sobre esse assunto, além de nossos livros publicados. Hoje, há diversos outros profissionais e empresas com conteúdo capaz de ajudar. E boa parte desse material está disponível gratuitamente na internet. Então, não tem mais desculpa.

Uma dica é conhecer o podcast Consultório-Empresa, por exemplo. Conteúdo amplo e profundo disponível gratuitamente em aplicativos de áudio ou mesmo em vídeo. Dedicar parte do tempo e da rotina diária para ter e manter uma boa gestão no consultório é a “vitamina” certa que levará a novos patamares de resultados, passo a passo.

Como costumo dizer a meus alunos: comece agora porque, se não fizer nada, ano que vem você vai desejar profundamente ter começado “um ano atrás”.

Confira o podcast Consultório-Empresa: Saiba mais em www.consultorioempresa.com.br/podcast

Autor

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Plínio A. R. Tomaz
Cirurgião-dentista, pós-graduado em Marketing e em Inovação, mestre em Bio-Odontologia e especialista em Administração Hospitalar e em Saúde Pública. Formação complementar em Macroeconomia (Columbia, EUA), Gestão do Relacionamento com o Cliente e Programação Neurolinguística. É autor do best seller Marketing para Dentistas.